+ Waarom hebben we een gesprek nodig?

In een eerste gesprek bij mij thuis, op de bank met een lekkere kop koffie of thee, ontmoeten we elkaar. Het is voor het maken van de trouwkaart belangrijk dat ik jullie leer kennen. Er zijn karaktertrekken of reacties die zich niet digitaal laten vertalen. Ik heb het nodig jullie met elkaar te zien

Verhaaltje: er was in mijn begintijd een stel dat ik niet had ontmoet, maar waarbij al het contact online was verlopen. Ze woonden nogal ver weg. De kaart wilde maar niet lukken, totdat we besloten af te spreken in een cafeetje ergens halverwege. In dat gesprek samen met hen kwam de kaart pas echt tot stand. Sindsdien is een ontmoeting vaste prik.

+ Waar moeten we beginnen? En hoe lang duurt het om een kaart te maken?

Begin bij het eind: de trouwdatum. Hieronder even een voorbeeld overzichtje.

  • Trouwdatum - (30 mei)
  • Verzenddatum - 6-8 weken (1-15 april)
  • Verzendklaar maken - 1-3 dagen (27-30 maart
  • Laten drukken - 1 week (20 maart)
  • Eerste bespreking - uiterlijk 1 maand (1-20 februari)

Het is gebruikelijk is zes tot acht weken, maar als er een zomervakantie voor zit, verstuur je hem nog eerder.

Komen je gasten van ver? Stuur dan een half jaar van te voren een save-the-date-kaartje. Zo kunnen je gasten alvast vrij vragen, maar hoef je nog niet alle details te weten.

Om een kaart verzendklaar te krijgen, heb je –afhankelijk hoeveel werk er gedaan moet worden als de kaart gedrukt is- één tot drie dagen nodig. De kaart moet daarvoor naar de drukker die er twee tot zeven dagen over doet –ook afhankelijk van hoeveel elementen er gedrukt moeten worden. Dan komen we bij het begin, de oriëntatie- en creatiefase. Die neemt ongeveer een maand in beslag.

+ We willen foto’s op de kaart, kan dat?

Jazeker, kan dat. Het is belangrijk dat foto’s in lijn zijn met de kaart en de rest van de bruiloft. Daarom vraag ik jullie met klem om een fotograaf te huren die een fotoshoot doet met jullie. We bepalen in de ontmoeting wat de stijl van de kaart –en dus van de foto’s- wordt. Daarom moet de shoot pas na de ontmoeting plaatsvinden. Dan weten we ook welke compositie in de foto’s we precies nodig hebben.

Nog nooit heb ik een koppel ontmoet die spijt had van een zogenaamde pre-weddingshoot. De foto’s zijn super bruikbaar voor alle elementen van jullie bruiloft: liturgieën, menukaarten, dagplanningen en zelfs postzegels.

De meeste bruiloftsfotografen kun je voor een kleine meerprijs vragen om een pre-weddingshoot met jullie te doen. Mochten jullie nog een fotograaf zoeken voor zowel een fotoshoot van tevoren als een bruiloft, dan weet ik enkele fotograven met wie ik in het verleden samenwerkte voor een goede prijs.

+ We verschillen nogal van smaak, komt dat goed?

Ja. Wees gerust, er is hoop. Jullie zijn niet het enige stel waarvan de één houdt van strak en de ander van heel veel frutsels –ik laat in het midden wie wie is.

Om deze reden is het belangrijk dat ik jullie allebei ontmoet. In het oriëntatiegesprek laat ik voorbeelden zien van kaarten en vraag ik jullie allebei te omschrijven wat je mooi of juist lelijk vindt aan het voorbeeld. Dit is cruciaal voor mij tijdens het ontwerpen van jullie kaart. Bij elk ontwerpbesluit, ga ik na of de balans van jullie smaken gelijk is en waar de compromis of accenten liggen.

+ We hebben geen idee wat we willen, en nu?

Hoe minder jullie weten, hoe beter. Ik vraag jullie van tevoren om ideeën op te doen. Verzamel trouw-, ansicht- en geboortekaarten die je hebt gekregen. Trek op z’n minst één avond samen uit om op de bank met je laptop of tablet om op Pinterest plaatjes te zoeken en te verzamelen.

Zelf heb ik ook een flinke stapel met kaarten om te bekijken tijdens het gesprek. Met die voorbeelden en ideeën ontwikkelen we samen een idee, dat ik verder uitwerk.

+ We weten precies wat we willen, jij hoeft het alleen nog maar te maken. Kun je dat?

Ja, ik ben in staat om precies te maken wat jullie voor ogen hebben. Maar nee, ik ga het niet maken.

Het komt misschien arrogant over, maar jullie zijn geen grafische vormgevers, ik wel. Precies maken wat jullie in gedachten hebben, is daarom geen goed idee. En dat is maar goed ook. Jullie hoeven je niet druk te maken over allerlei marges en afsnijranden en papierdikte en cmyk-kleuren en leesbaarheid en ga zo maar door. Ik laat jullie focussen op waar jullie goed in zijn: jullie eigen, persoonlijke bruiloft maken.

+ Wat kunnen wij doen als jij met de kaart in de weer bent?

Tijdens het schetsen en de conceptfase is er voor jullie weinig te doen wat betreft de kaart. Er is echter één ding wat jullie wel kunnen doen: jullie ceremoniemeester(s) de opdracht geven de begeleidende brief te maken.

Om jullie bruiloft zoveel mogelijk tot een eenheid te maken, heb ik in al mijn pakketten opgenomen dat ik alles in de envelop voorzie van jullie stijl. Ook de begeleidende brief met alle extra informatie over organisatorische zaken en geheimen voor jullie. Een deel van de brief kunnen jullie samen met de ceremoniemeester(s) maken. De brief kan alleen afgerond worden door de ceremoniemeester(s). Ik wil de brief (of brieven) hebben, voor de kaart naar de drukker gaat.

Zodra de kaart namelijk gedrukt wordt, heb ik tijd om de brieven te voorzien van jullie stijl. Om ervoor te zorgen dat het verzenden geen vertraging oploopt, is het nodig dat ik, in de paar dagen tijdens het wachten op de gedrukte kaart, de brief vormgeef. Ik vraag jullie om jullie ceremoniemeester(s) aan te sporen de brief op tijd te maken en naar mij op te sturen.

+ Waarom kun je nog niet beginnen als je sommige benodigdheden niet hebt?

Het maken van de kaart gebeurt op basis van heel veel beslissingen. Ik moet rekening houden met het formaat, de plaatsing van foto’s en afbeeldingen, de tekst moet daaromheen passen etcetera. Die beslissingen zijn gemaakt op basis van alle elementen die ik op dat moment heb. Wanneer ik aan de slag ga, zonder alle definitieve elementen, maak ik andere keuzes en zal mijn werk voor niets zijn, zodra er een extra of ander formaat foto bijkomt.

Ik maakte een keer mee dat ik worstelde met het ontwerp voor een kaart, omdat de achtergrondfoto er nog niet was. Ik schoof uren met de namen en de teksten, maar het ontwerp kwam maar niet. Totdat de definitieve foto binnenkwam. Ik plaatste hem en alles viel op z’n plaats. Ik had enorm veel tijd kunnen besparen wanneer ik pas was begonnen zodra alle benodigdheden in mijn bezit waren geweest.

Dit geldt ook voor tekst. De tekst was nog niet definitief, maar ik begon wel met ontwerpen. Ik bleef het stel aansporen hun tekst zo snel mogelijk definitief te maken, maar er kwam niets. Pas toen de kaart naar de drukker kon, kwam de echte tekst. Die bleek veel langer dan waar ik mee werkte. Ik moest het volledige ontwerp opnieuw opbouwen vanwege die langere tekst. Extra werk, betekent helaas ook extra kosten. Dus zorg dat alles binnen is, op de afgesproken deadline

+ Wat als er wijzigingen zijn nadat de definitieve elementen zijn doorgegeven?

Vanwege de bovengenoemde redenen, kosten wijzigingen altijd extra tijd en werk. En dus geld. Afhankelijk van hoe groot de wijzigingen zijn en hoeveel werk ik al gedaan heb, zal ik extra kosten in rekening moeten brengen. Dit begint bij een minimum van €25,- en kan oplopen tot €150,-. Die kosten bepaal ik op basis van extra tijd en werk.

Natuurlijk wil ik niet dat er voor jullie extra kosten zijn, maar om mijzelf en jullie te beschermen, neem ik dit op in mijn proces. Ik zal er alles aan doen om jullie te helpen op tijd de benodigde elementen te maken en verzamelen. Je kunt me altijd mailen en overdag bellen als jullie vragen hebben of ergens niet uitkomen. Ik sta tot jullie beschikking.

+ Waar worden de begeleidende brieven geprint?

Dat verschilt per ontwerp. Soms is het heel mooi als de brieven zijn gedrukt in een bijzonder formaat, passend bij de kaart. In een ander geval is een thuisgeprinte versie ook goed. Meestal komt het qua kosten op hetzelfde neer, omdat printer inkt vaak duur is. Printen bij een copyshop raad ik af, want dat is vrij prijzig in vergelijking met het meedrukken van de brief bij, bijvoorbeeld Drukwerkdeal.

Wat nog wel een goed alternatief is, is het drukken op een kantoor of reproafdeling van een bedrijf waar één van jullie (ouders of vrienden) werkt. Vaak staat er een groot kopieerapparaat op de afdeling waarmee geprint mag worden. Of is er een reproafdeling waar voor een paar cent per vel gedrukt wordt. Vraag dit even na, want dat kan in de kosten schelen. Dit is wel informatie die ik voorafgaand aan het ontwerpen moet weten in verband met planning en druk- of printmogelijkheden.

+ Hoe zit het met enveloppen?

Enveloppen worden vaak over het hoofd gezien bij een trouwkaart, terwijl het wel degelijk een onderdeel is van je kaart en van die eerste indruk. In de ontmoeting nemen we door welke enveloppen passen bij het ontwerp en of ze bedrukt of beschreven worden. Ik kan je vast verklappen: bij witte, geprinte adreslabels krab ik m'n ogen uit.

Enveloppen kunnen bij allerlei plekken vandaan komen. Misschien hebben jullie zelf nog een stapel mooie enveloppen liggen. Misschien bestellen we ze samen met of los van de trouwkaart. We denken hier samen over na en komen altijd met een oplossing.

+ Hoe wil je de adressen hebben?

Heel simpel eigenlijk:

Daggasten Sherlock Holmes Bakkerstraat 221B 4233 AA Amsterdam

Met een witregel ertussen. Niet in een tabel. Gewoon onder elkaar. Zorg wel dat je ze even categoriseert als 'daggasten' of 'receptiegasten'.