Al eerder kon je regels lezen wat je moet wel en niet moet doen bij het schrijven van een ceremoniemeesterbrief. Lees hier de tips terug.

Een andere belangrijke vraag is: wat moet er in een ceremoniemeesterbrief staan? Lees hier de punten en misschien wat voorbeeldzinnen.

Één tegelijk

In de regel is een ceremoniemeesterbrief een brief van de ceremoniemeester (of ceremoniemeesters) aan een van de gasten. (Let wel: één gast leest tegelijk je brief, dus houd in gedachten ook altijd één persoon voor je, zodat je de brief persoonlijk richt aan diegene.)

In een ceremoniemeesterbrief staat alle informatie die je niet terugvindt in de kaart. Dat is de regel. Eventueel kun je verder uitweiden over wat er al in de uitnodiging genoemd staat. Denk dus na: wat is een uitnodiging en wat past daarbij? Het antwoord daarop is de inhoud van de trouwkaart. Dit gaat dus om een echte uitnodiging voor een huwelijksvoltrekking, kerkdienst, receptie of feest. Al het andere komt in de brief terecht. Denk aan: routebeschrijvingen, gedetailleerde dagplanningen, geheime informatie enzovoort.

Wat moet erin staan?

Hier enkele voorbeelden van wat er in een ceremoniemeesterbrief staat. Deze lijst is erg volledig, dus gebruik hem als een soort checklist. Je kunt de inhoud grofweg opdelen in twee categorieën: informeren en opdracht geven.

Informeren

Informeren is het passieve gedeelte van de brief. Je informeert de gast zonder dat hij iets hoeft terug te doen. Het is (extra) informatie waardoor hij de dag beter of gemakkelijker kan beleven. Begin je brieven met het informerende gedeelte. Hierdoor kan de gast de meest belangrijke informatie het meest snel terugvinden.

Adressen

Adressen zijn het meest belangrijk van een ceremoniemeesterbrief. Het is niet altijd mooi om volledige adressen te verwerken in de uitnodiging. Zorg daarom dat er een overzichtelijke lijst is met adressen.

- Gemeentehuis: Dam 1, Ameide - Kerk: Kerkstraat 1, Ameide - Feestlocatie: Fransestraat 28, Ameide Enzovoort

Routebeschrijving

Vooral wanneer er wegwerkzaamheden of ingewikkelde stukken op de route zijn, is het belangrijk om routebeschrijvingen in je brief op te nemen. Het kan helpen om een kaartje te maken voor extra duidelijkheid.

Openbaar vervoer

Bij trouwende studenten komen er best wat gasten met het ov. Zorg voor een duidelijke looproute in de brief. Markeer zelfs eventueel de weg met zelfgemaakte bordjes.

Soms kan het handig zijn om gasten met een auto te verbinden aan gasten die met het openbaar vervoer komen. Je kunt ze met elkaar mee laten rijden vanaf een station of bushalte.

Ik ken bruidsparen die zo ver gingen dat ze een bus huurden om studentengasten terug thuis te brengen.

Parkeerinformatie

Waar kan de gast parkeren? Is het betaald parkeren? Moeten ze aan een bepaalde kant van de weg parkeren? Is er een parkeerplaats op loopafstand? Hoe zit het met oma die slecht ter been is? Stel jezelf deze vragen en beantwoord ze samen met het bruidspaar. Neem de bondige versie over op papier.

Dagplanning

Gasten houden ervan als se weten waar ze aan toe zijn. Geef de gasten een klein overzicht van de dag met tijden en activiteit. Dit is een ideaal te combineren met de adressen en route- en parkeerinformatie.

Maak een dagplanning altijd makkelijk scanbaar. Zo kunnen de gasten makkelijk zien wanneer ze waar verwacht worden.

Niet iedereen neemt de trouwkaart en brief mee op de dag zelf. Print daarom ook dagplanningen uit voor de daggasten. Deel ze uit samen met de corsage. Ook hierop zet je de adressen en op de achterkant kun je de volgorde van de groepsfoto kwijt.

Dresscode/kledingvoorschriften

Is er een kleurenthema? Moeten gasten chic of juist casual gekleed? Moeten de dames in rok of juist de heren in rokkostuum? Geef de gast een duidelijk beeld van wat hierin van hem verwacht wordt. Verwijs eventueel naar kleuren in de kaart.

(Social) media voorschriften

Niet altijd wil het bruidspaar dat hun prachtige uitdossing op internet staat. Vraag ernaar bij het bruidspaar en informeer de gasten. Een mooie oplossing is de app en website 'Wedpics'. Hier kunnen gasten voor- en napret beleven door foto's en filmpjes op een privé-platform te plaatsen. Zo houd je de wereldwijde blootstelling beperkt en verzamel je gelijk beeldmateriaal van de gasten.

Tip: Maak voor Wedpics leuke kaartjes om het gebruik te vereenvoudigen.

Geheimpjes voor de dag zelf

Stel de gasten op de hoogte van geheimen. Op onze bruiloft werden er ballonnen opgelaten tussen de receptie en het feest. Voor ons een geheim, maar voor de gasten een herkenbare scheiding tussen beide onderdelen.

Speciale collecte

In de kerkdienst houd je vaak collecte. Dit is meestal voor het gebruik van het kerkgebouw, maar soms wil het bruidspaar de opbrengst naar een speciaal doel. Laat weten wat het doel is en wat de connectie is met het bruidspaar. Zo kunnen de gasten eventueel extra geld meenemen.

Cadeautips

Hoewel de meeste bruidsparen het liefst een envelopje met inhoud van hun gasten krijgen, zie je steeds meer cadeaulijsten voorbij komen. Er zijn super handige site la waar je gemakkelijk cadeautjes op kan plaatsen, zodat gasten toch wat leukers kunnen geven dan geld. Stel ze van de mogelijkheden op de hoogte. Meestal past een envelopje wel op de kaart, maar ik zie dit altijd als extra informatie die niet primair op de uitnodiging thuishoort.

Website

Een toenemende trend is een eigen website: een plek om uit te kijken naar en na te genieten van de bruiloft. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Als er een website is, vermeld dit dan één keer aan het eind. Natuurlijk kun je tussendoor laten weten dat gasten zich kunnen aanmelden, hun cadeautje kunnen afstrepen en de nummers uit de dienst kunnen doorgeven. Ok het overzichtelijk te houden en niet voortdurend zo'n blauwe url in je tekst te hebben, vermeld je de website dus aan het eind, bij de cintactgegevens van de ceremoniemeester(s).

Contactgegevens ceremoniemeester(s)

Een brief sluit je altijd af met een groet en de afzender. In dit geval ben jij (zijn jullie) dat. Zet onder je naam je telefoonnummer en mailadres waar jij wilt dat gasten je kunnen bereiken. Geef gerust aan dat je het snelst reageert op Whatsappjes of dat je liever niet in het weekend gebeld wordt.

Opdracht geven

Opdracht geven is het actieve gedeelte van de brief. Alle punten hieronder vragen iets van de gast; hij moet zich opgeven, aanmelden, een stukje doorgeven enzovoort.

Aanmelden voor de dag

Soms wil het bruidspaar precies weten wie wanneer op de dag aanwiezif is. Dan kan een aanmeldformulier handig zijn. Mijn persoonlijke ervaring is dat gasten zich niet of laat aanmelden. Afmelden werkt veel beter. Het is een soort stilzwijgend antwoord. Het werkt ook beter als je zegt: 'Het bruidspaar rekent organisatorisch op je komst. Ben je er niet bij, geef dat dan op tijd door, anders gaan we ervanuut dat je komt.'

Doorgeven van dieetwensen

Bij diners en lunches kan het zijn dat er gasten bepaalde dingen niet mogen of willen eten. Vraag aan de gasten of ze dit willen doorgeven. Informeer bij de kok of catering naar de alternatieven, zodat je dat kunt doorgeven aam de gasten.

Aanmelden Stukjes en speeches

Natuurlijk worden er stukjes gedaan en speeches gegeven. Geef een uiterstste datum waarvoor je de aanmeldingen binnen wilt hebben. Vraag de gasten ook om hun benodigdheden (laptop, beamer, microfoon, podium, etc.) door te geven. Je kunt dan eventuele voorbereidingen treffen. Tip: test filmpjes en powerpoints van tevoren. Het zou zonde zijn als op de avond zelf blijkt dat jouw laptop niet overweg kan met de USB-stick of het bestandsformaat.

Sommige stukjes zijn alleen leuk en boeiend voor intimi. Vaak zijn dit de stukjes van directe familie. Maak overdag ruimte vrij om met de daggasten naar deze stukjes te luisteren. Dat is fijner voor de persoon die het stukje doet, want die heeft een gefocuster publiek. En dat is fijner voor je gasten ' avonds, want zij hoeven niet verplicht hun mond te houden om te luisteren naar een stukje waar ze niets van begrijpen. Gebruik de avond voor ludieke liedjes en korte filmpjes van vrienden. Vaak zijn deze acts wèl leuk voor een groter publiek.

Geef gerust een maximale tijd aan als je wilt dat de stukjes niet te lang duren.

Let op dat je de juiste stukjesinformatie in de juiste brief zet.

Inzenden trouwkrant of magazine

Als verrassing kan het leuk zijn om een trouwkrant maken. Vraag om foto's en artikelen of wist-je-datjes. Maak het inzenden zo eenvoudig mogelijk, zodat de gasten makkelijk een paar foto's kunnen doorsturen. Tip: zet een kleine redactie op om artikelen te bedenken en te maken. Hierin maken vele handen licht werk. Je kunt met elkaar ook gericht bepaalde gasten vragen om een artikel te maken of een interview af te nemen. Tip: om je veel werk te besparen, kun je heel eenvoudig een slideshow maken. Zorg dat je veel foto's hebt. Laad de foto's in in de Foto-app op een Mac of iPad (of ander media-programma). Je hoeft alleen nog maar op play te drukken en er komt een mooie reeks foto's voorbij.

Meenemen van cadeau’s

Het is natuurlijk leuk om een typisch cadeau voor het bruidspaar te laten meenemen. 'De bruidegom houdt zoveel van chocola, dus neem allemaal een reep mee'. Of: 'de bruid eet alleen maar Skittles, dus neem allemaal een zakje mee'. Geef in de brief duidelijk aan wat elke gast mag meenemen en waar het verzameld wordt. Er kan een mand staan bij de receptie of juist bij de feestlocatie. Als gasten weten waar ze het kunnen laten, hoeven ze er niet een halve dag mee te zeulen.

Maken van gastenboekbijdrage

Één van het meest voorkomende gastenboek is die van recepten. “Maak een recept en neem het mee op een A4-tje.” Uit ervaring weet ik dat minder dan de helft van de gasten hier bijtijds aan denkt, dus een waterdicht idee is het niet. Wil je dit toch doen, maak het de gasten dan zo makkelijk mogelijk door ze duidelijke instructie te geven. Misschien zelfs een voorbeeld of sjabloon mee te sturen die ze alleen maar hoeven in te vullen. En geef door waar ze hun bijdrage kunnen inleveren.

Opgeven voor carpoolen

Als het bruidspaar nog studeert, is de kans op gasten die studeren groot. Vaak willen studenten met het openbaar vervoer komen. Omdat niet elke locatie goed te bereiken is met het openbaar vervoer kun je een oproep doen tot carpoolen. Vraag aan bestuurders met een plekje vrij en aan studenten die een lift willen om dat door te geven. Zo kun je ze met elkaar verbinden. Ik ken ook bruidsparen die aan het eind van een feest een touringcar huurden om alle gasten terug naar de studentenstad te brengen. Da's pas service.

Dat zijn alle onderdelen die ik tot nu toe ben tegengekomen in begeleidende brieven. Mis jij nog iets?

Comment